ERP pada UKM/UMKM

Mengapa enterprise resource planning (ERP) diterapkan pada usaha kecil menengah (UKM) atau usaha mikro kecil menengah (UMKM). Pada dasarnya ERP memang dikembangkan untuk perusahaan besar terutama bidang manufaktur namun karena kebutuhan IT yang semakin besar dari berbagai lapisan masyrakat, membuat ERP akhirnya dikembangkan kea rah usaha kecil sepert UKM/UMKM.

UKM atau UMKM merupakan semua jenis usaha yang dijalankan dalam skali kecil dengan proses bisnis yang sederhana, modal kecil, dan dijalankan oleh masyarakat itu sendiri atau bukan cabang atau anak perusahaan dari perusahaan besar.

Dahulu ERP hanya diperuntukkan bagi perushaan besar karena ERP  dibandrol cukup mahal untuk ukuran usaha kecil, selain itu dulu cakupan proses bisnis pada ERP lebih kompleks sehingga kurang cocok untuk diterapkan pada usaha kecil. Namun saat ini, ERP mampu dimanfaatkan oleh semua lapisan masyarakat termasuk usaha kecil seperti UKM/UMKM baik dalam bentuk aplikasi open source maupun closed source.

Sebagaimana manfaat yang diperoleh perusahaan besar, ERP berguna sekali dalam membantu menjalankan bisnis UKM atau UMKM dibandingkan dengan sistem konvensional. Beberapa manfaat yang didapat adalah membantu untuk memantau dan meningkatkan usaha, mengurangi kesalah yang terjadi akibat cara manual, meningkatkan efisiensi kegiatan dan meningkatkan keuntungan bisnis, dapat diatur sesuai dengan kebutuhan usaha, serta tersedianya data secara real time dan laporan secara online.

Implementasi ERP pada perusahaan besar maupun kecil tergolong sama yaitu memiliki dua tahap pembagian yaitu front end dan back end. Dimana bagian front end terdapat kasir atau point of sale dan data transaksi, bagian front end biasanya dapat diakses oleh pekerja non IT seperti kasir. Sedangkan, back office mengelola bidang pembelian, penjualan, inventori, pembukuan, dan laporan. Back office dikerjakan oleh sistem, data analist, dan IT engineer.

Tantangan yang dihadapi dalam mengimplementasikan ERP pada UKM atau UMKM diantaranya dalah tidak banyak usaha UKM/UMKM yang mau membayar jasa konsultan IT sehingga pengusaha UKM atau UMKM tidak memahami fitur apa saja yang diperlukan, kurangnya SDM pada UKM atau UMKM yang mengerti teknis ERP, kurangnya pelatihan pada UKM atau UMKM mengenali ERP, dan kurangnya pemahaman proses bisnis yang berjalan sehingga menimbulkan kegagalan dalam mengerti kebutuhan UKM/UMKM.

Dari tantangan-tantangan yang telah dijabarkan pada paragraph sebelumnya, terdapat beberapa solusi untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut yaitu pendekatan yang lebih kepada UKM/UMKM untuk mengetahui proses bisnis, kendala, pasar, dan SDM nya. Selain itu, pemahaman lebih lanjut mengenai IT maupun non IT seperti analisa, sosialisasi dan lain lain. Serta memberi dukungan berupa maintenance, pelatihan, tutorial, dan sebagainya.

Berikut adalah beberapa open source ERP yang dapat digunakan:

1. ERPNext
2. Odoo
3. Dolibarr
4. Xtuple Postbox
5. Web ERP
6. Adempiere
7. Open Taps
8. Metafresh
9. Apache Ofbiz